Scopri la tua Identità Digitale

La riservatezza dei dati e Polisweb

PrivacyUna delle innovazioni principali introdotte dalla digitalizzazione ed in particolare in ambito legale dal Processo Civile Telematico, è stata la possibilità di inviare, ricevere e prelevare documenti di particolare riservatezza, attribuendogli valore legale e consentendo di agevolare e ridurre i tempi di lavorazione dei fascicoli.

Il sistema di gestione del processo civile telematico è stato strutturato per avere diversi livelli di controllo prima di consentire ad un utente qualunque di accedere a dati strettamente riservati.

Infatti, se ognuno di noi volesse accedere ad un fascicolo o semplicemente ad un documento presente in Polisweb, non è sufficiente andare su google ed inserire il nome di uno dei comparenti nell’atto, ma è necessario che l’utente sia ben identificato ed univocamente riconosciuto.

L’accesso, di fatto, è consentito solamente al possessore di una firma digitale, che ne certifica l’identità. Poi è necessario che lo stesso utente sia in possesso di un contratto attivo per l’accesso alla giustizia, quindi deve essere convenzionato con uno dei Punti di Accesso che sono incaricati di verificare l’identità. Dopo che tutti e due i livelli di controllo (verifica dell’identità e verifica del contratto di fruizione dei servizi presenti su Polisweb) sono stati superati, è consentito l’accesso ai soli documenti per i quali si è fiduciari.

Una volta superate le barriere di identificazione, è possibile acquisire tutti i documenti inerenti gli atti presenti in Polisweb. Purtroppo, le misure di ristrettezza e segretezza dei dati, dovrebbero essere garantite a prescindere da dove i dati stessi siano conservati. In altre parole, se il documento A è contenuto in Polisweb, ed è accessibile esclusivamente ad un numero ristretto ed autenticato di persone, non vedo il perché lo stesso documento A, una volta scaricato sul nostro computer, debba essere di libero accesso e fruizione di chiunque possa sedersi davanti al nostro pc, come per esempio il tecnico che ci fa assistenza ai pc nello studio, una segretaria, un praticante ecc….

E’ implicito che, nel momento in cui veniamo in possesso di un documento riservato, come previsto nel codice della Privacy, tale riservatezza debba essere garantita, in quanto, per definizione, i legali sono incaricati al trattamento dei dati dei propri assistiti e come tali sono tenuti al rispetto di specifici obblighi.

Tra i vari obblighi c’è l’integrità dei dati, oltre alla riservatezza, che impone una maggiore attenzione sul COME e sul DOVE, vengono tenuti di dati prelevati da Polisweb.

Le soluzioni alla corretta tenuta del nostro archivio sia in termini di riservatezza che di integrità, è data da una combinazione di accorgimenti che vanno interconnessi.

  1. Il primo fra tutti è la gestione dei permessi di accesso alle cartelle e file, ovvero creare delle cartelle ad accesso limitato a cui si accede in virtù del profilo utente a noi assegnato. Così facendo solamente chi ha i “permessi” per accedere ad una determinata cartella può visionarne il contenuto.
  2. Avere un archivio “ridondato”, ovvero un sistema di scrittura dei dati su più supporti contemporaneamente. La cosa più semplice è acquistare un Hard Disk di rete (NAS) che ha già questa funzione attiva, e spostare il nostro archivio dal computer personale al NAS.
  3. Creare un sistema di Backup dei dati periodico su un dispositivo diverso dall’archivio. In altre parole è necessario che periodicamente vengano salvati tutti i dati dell’archivio su un altro Disco Esterno, su Nastro, ecc.. La cosa più importante è verificare con cadenza almeno mensile, che i backup vengano effettivamente eseguiti e che siano integri, ovvero che sia possibile recuperare un dato precedentemente salvato nella copia di backup. Questa verifica in gergo tecnico è definito come test di Disaster Recovery.

Probabilmente l’articolo sarà risultato un po’ tecnico, in realtà non è cura dell’avvocato configurare il suo sistema di archiviazione e riservatezza dei dati, ma è fondamentale che abbia assunto la consapevolezza del problema per poter demandare ad un tecnico informatico, la realizzazione della soluzione.

Se vuoi essere aggiornato in tempo reale sull’inserimento dei nuovi articoli non appena vengono pubblicati registrati qui.